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Edição das 15h44min de 30 de outubro de 2015

Gerenciar Despesas

Índice Como utilizar a tela de Gerenciar Despesas Como adicionar uma nova Despesa Como aprovar ou rejeitar uma Despesa lançada Como imprimir a Ficha de uma Despesa Como utilizar o botão “Relatório” Como gerar o relatório Por Funcionários Como gerar o relatório por Empresa Como gerar o relatório de Despesas Como gerar o relatório por Centro de Custo VOLTAR AO TÓPICO ANTERIOR

Como acessar a tela de Gerenciar Despesas

   Para acessar a tela de Gerenciar Despesas clique em: “Menu Superior”> “Financeiro” (1) > “Gerenciar Despesas” (2).



Permissão do grupo FINANCEIRO – ENC – Gerenciar Despesas
Permissão do grupo FINANCEIRO – BB – Liberacao Despesas N1
Permissão do grupo FINANCEIRO – BB – Liberacao Despesas N2

Como utilizar a tela de Gerenciar Despesas

   A tela de Gerenciar Despesas conta com alguns “Campos de Procura” (1) que permitem localizar um lançamento específico, caso tenha alguma dúvida sobre como utilizar esses filtros, consulte o manual de "Como utilizar os filtros".
   É possível filtrar os lançamentos de acordo com o “Status” (2), podendo ser:

   • Pendente: Os lançamentos que ainda não foram aprovados por nenhum dos Níveis.
   • Ativado Parcial: Os lançamentos aprovados por apenas um dos Níveis.
   • Ativado Completo: Os lançamentos aprovados pelos dois Níveis.
   • Rejeitado: Os lançamentos rejeitados.
   • Todas.

Nota: Caso efetue uma busca e nada seja listado, clique em “Atualizar” (3).

   Para adicionar uma nova Despesa clique em “Adicionar” (4), para excluir uma despesa já lançada clique em “Excluir” (5).
   Também é possível imprimir a Ficha (6) de uma despesa selecionada na “GRID” e gerar relatórios (7).



Como adicionar uma nova Despesa

   Para adicionar uma nova despesa existem alguns campos de preenchimento obrigatório, são eles:

   1. Descrição
   2. Empresa
   3. Funcionário
   4. Responsável
   5. Previsão Pagamento
   6. Destino

   É possível definir os gastos com combustível, hospedagem, pedágio e alimentação, informando a descrição e o valor (7) para os mesmos.
   Caso haja outros tipos de despesas é possível informá-las no campo “Outros” (8), informando um descritivo da despesa e seu valor.
   Depois de preencher os campos, clique no botão “Confirmar”.



Como aprovar ou rejeitar uma Despesa lançada

   Para que uma despesa seja completamente aprovada e entre na Conta Corrente, é necessário passar por dois níveis de aprovação, cada nível operado por um usuário diferente.
   Assim que uma despesa é lançada, o responsável pela liberação Nível 1 poderá aprová-la ou rejeitá-la. A despesa só ficará disponível para aprovação do Nível 2 depois de ser aprovada pelo Nível 1.
   Quando aprovada nos dois níveis, a despesa entrará na Conta Corrente.
   Para acessar a tela de “Liberar Despesas” (tanto para o Nível 1 quanto para o Nível 2) clique no ícone amarelo (1) no canto inferior do sistema.



   Para aprovar uma solicitação de despesa, selecione-a e clique em “Liberar” (1).
   Para rejeitar uma solicitação de despesa, selecione-a e clique em “Rejeitar” (2).
   Para imprimir uma Ficha da Despesa, selecione a despesa em questão e clique em “Imprimir Ficha” (3).



Como imprimir a Ficha de uma Despesa

   Para imprimir a ficha de uma despesa basta selecionar (1) essa despesa na “GRID” e clicar em “Imprimir Ficha” (2).



A imagem a seguir representa uma ficha de Despesas.



Como utilizar o botão “Relatório”

   Ao clicar no botão “Relatório” a seguinte tela se abrirá. Nela é possível escolher entre quatro opções para relatório, podendo ser:

   1. Por Funcionário – Gera relatórios das despesas agrupados por Funcionários, para saber mais consulte o tópico “Como gerar o relatório Por Funcionários”.

   2. Por Empresa – Gera relatórios das despesas agrupados por Empresas, para saber mais consulte o tópico “Como gerar o relatório Por Empresa”.

   3. Despesas – Gera um relatório mais detalhado para cada lançamento, com o valor total para cada uma de suas despesas, para saber mais consulte o tópico“Como gerar o relatório Por Despesas”.

   4. Por Centro de Custo – Gera um relatório com o valor total dos custos para cada funcionário, para saber mais consulte o tópico “Como gerar o relatório Por Centro de Custo”.



Como gerar o relatório Por Funcionários

   Selecionando a opção “Por Funcionários” do botão “Relatórios” a seguinte tela se abrirá
   Essa opção permite gerar relatórios das despesas agrupadas por Funcionários, ou seja, reunir todas as despesas cadastradas para um funcionário e exibi-las em sequência.
   É possível especificar o intervalo de tempo (1) do qual deseja obter o relatório, bem como filtrar os lançamentos de um funcionário específico (2).
   Depois de definir os filtros, clique no botão “Gerar”.



   A imagem a seguir mostra um exemplo de Relatório por Funcionários.



Como gerar o relatório por Empresa

   Selecionando a opção “Por Empresas” do botão “Relatórios” a seguinte tela se abrirá.
   Essa opção permite gerar relatórios das despesas agrupadas por Empresas, ou seja, reunir todas as despesas cadastradas para uma empresa e exibi-las em sequência.
   É possível definir o intervalo de tempo (1) do qual deseja obter o relatório, bem como filtrar por um “Veículo” (2) específico.
   Também podemos selecionar o “Tipo” (3) do relatório, podendo ser “Analítico” ou “Sintético”.
   O modelo “Analítico” gera um relatório mais detalhado, listando cada lançamento de cada funcionário, com detalhes como data e descrição.
   O modelo “Sintético” gera um relatório mais simplificado, listando apenas o valor total com despesas para cada funcionário.
   Depois de especificar os filtros clique no botão “Gerar”.



   A imagem a seguir representa um Relatório Analítico por Empresas.



Como gerar o relatório de Despesas

   Selecionando a opção “Por Empresas” do botão “Relatórios” a seguinte tela se abrirá.
   Essa opção permite gerar um relatório que exiba os valores totais de cada despesa para cada lançamento realizado.
   É possível informar o intervalo de tempo (1) do qual deseja obter o relatório, bem como filtrar apenas os lançamentos de um “Funcionário” (2) ou “Empresa” (3) específicos.
   Depois de especificar os filtros, clique no botão “Gerar”.



   A imagem a seguir representa um relatório de Despesas.



Como gerar o relatório por Centro de Custo

   Selecionando a opção “Por Centro de Custo” do botão “Relatórios” a seguinte tela se abrirá.
   Essa opção permite gerar um relatório com o valor total dos custos para cada funcionário.
   É possível informar o intervalo de tempo (1) do qual deseja obter o relatório, bem como filtrar apenas por um “Veículo” (2) específico.
   Também podemos selecionar o “Tipo” (3) do relatório, podendo ser “Analítico” ou “Sintético”.
   O modelo “Analítico” gera um relatório mais detalhado, listando cada lançamento de cada funcionário, com detalhes como data e descrição.
   O modelo “Sintético” gera um relatório mais simplificado, listando apenas o valor total com despesas para cada funcionário.
   Depois de especificar os filtros clique no botão “Gerar”.



   A imagem a seguir representa um Relatório Analítico por Centro de Custo.